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TENTATA VENDITA
APPLICAZIONE TENTATA VENDITA - TENVEN

Ambito di applicazione
La problematica da gestire può essere individuata genericamente in tutte le situazioni in cui un `fornitore` visita un `cliente` allo scopo di raccogliere un ordine o consegnare merce.
Da questo presupposto discende la necessità di trasportare all’esterno dell’azienda del `fornitore` una serie di archivi necessari per una corretta e controllata raccolta delle informazioni in loco.
E’ quindi indispensabile un ambiente di collegamento e gestione che consenta di trasferire in modo efficiente, ed eventualmente gestire, tali informazioni prelevandole se possibile da altri archivi già aggiornati.
In sintesi, l’applicazione TENVEN consente di gestire su PC gli archivi necessari ad una raccolta ordini ovvero consegna merce in regime di tentata vendita, trasferire gli stessi da e per un gruppo di terminali portatili, anche remoti via modem o via GSM, interfacciarsi con un sistema gestionale per prelevare i dati anagrafici aggiornati e depositare i documenti generati sui terminali per l’inserimento automatico da parte del gestionale stesso.

Funzioni Applicative
Secondo le necessità e le capacità dei terminali impiegati, l’applicazione consente la gestione a terminale delle seguenti funzioni principali:

  • Inserimento documenti – DDT, Ordine, Fattura con le seguenti modalità:

  • Numero illimitato (limitato solo dalla capacità della memoria) di righe, condizione di pagamento modificabile, codice IVA gestibile per riga (Vendita – Sconto con evidenza su riga `SC` - Omaggio con evidenza su riga `OM`), quantità di riga con tre decimali, numerazione del documento automatica con sequenza per ogni terminale (123/a, 123/B ecc.).
  • È possibile l’inserimento di un documento per un cliente nuovo (non codificato) sulla base di un’unica anagrafica `jolly`. I documenti così generati devono essere intestati manualmente o tramite timbro del cliente. Le informazioni trasferite a PC devono essere successivamente collegate manualmente alle anagrafiche generate sul Sistema Gestionale. Il file di trasferimento al Sistema Gestionale contiene il riferimento all’anagrafica `jolly` e devono essere opportunamente trattate o scartate dal Sistema Gestionale stesso.
  • Nell’inserimento delle righe merce è possibile operare sia manualmente che con lettura di codice a barre. Il comportamento è sensibilmente diverso nel caso di ripetizione del medesimo codice articolo:
  • in caso di digitazione manuale è possibile predisporre la possibilità di illimitate ripetizioni dello stesso codice oppure la sostituzione della quantità ultima digitata nell’unica riga per quel codice articolo

  • in caso di inserimento da lettura di codice a barre viene sistematicamente sommata quantità uno (1) alla riga eventualmente preesistente

  • Documento accettazione Reso - è prevista la stampa di un documento per attestare l`accettazione di un reso dal Cliente.  La movimentazione produce un carico al magazzino di bordo del mezzo ed appare sulla Bolla di Carico del Mezzo.
  • Gestione Incassi – autonomi o in base a informazioni da gestionale
Da gestionale occorre l’importo scoperto per il cliente, viene poi compilato un prospetto con gli estremi dell’operazione che vengono successivamente stampati per memoria del cliente e dell’operatore.
Opzionalmente è possibile trasmettere al terminale la lista dei documenti scoperti con i riferimenti (numero-data-tipo) e l`importo residuo scoperto. Tale lista è riferita al singolo cliente e può essere interrogata durante l`operazione di incasso. Non è previsto alcun aggiornamento a bordo del terminale durante tali attività.

  • Carico/Scarico Mezzi - Inserimento movimentazione del mezzo e report saldo a PC
La funzione consente l’inserimento, tramite digitazione o lettura bar-code, della lista di merce caricata sul mezzo e scaricata, a fine giro, dal mezzo.
Sul PC tali informazioni vengono riunite con gli eventuali documenti di consegna per andare a formare un saldo (su stampa) per il controllo componendo automaticamente la BOLLA DI CARICO DEL MEZZO.

  • Gestione Giacenza - A bordo del terminale portatile viene memorizzata la giacenza del singolo articolo che viene movimentata ad ogni transazione (DDT, Carichi, Scarichi). Tali informazioni sono visibili in fase di digitazione DDT ma anche interrogabili e stampabili per controllo estemporaneo o al rientro in sede.

  • Gestione del Giro - Proposta della lista clienti da visitare
Da gestionale o da lista predisposta a PC viene inviata al terminale portatile una lista dei clienti da visitare. L’operatore può avviare il caricamento del nuovo documento a partire da tale lista.

  • Ultimo Ordine - Proposta dei dati merce dell’ultimo documento da gestionale
Dal PC viene generata la lista degli articoli relativi all’ultimo documento di ogni cliente. Tale lista viene visualizzata all’operatore che lo richiede e consente di rapportarsi al Cliente con le informazioni circa l’ultima consegna o ordine.
Opzionalmente tale lista può anche provenire dal Sistema Gestionale.
In generale è sempre possibile la ricerca sugli archivi in base a descrizione o codice, è possibile cancellare e ristampare un documento, acquisire i codici prodotto sia tramite digitazione che con lettore di codici a barre (integrato o esterno).
Il documento inserito può essere stampato, se presente la periferica, su stampante integrata o su stampante esterna a batteria.
In caso di stampa il documento viene valorizzato qualora le condizioni di pagamento lo determinino, tipicamente per contanti.
Il formato di stampa prevede supporto bianco sia per la stampante integrata che nel caso di stampante esterna. É possibile opzionalmente impiegare carta bianca o preintestata secondo formato predefinito per l’Azienda.
Sono poi presenti tutte le funzioni di manutenzione generale e comunicazione necessarie al funzionamento.

Funzioni su PC
L’accesso all’Applicazione è condizionato dalla conoscenza di una coppia valida di Nome Utente ed Password. In tal modo le informazioni e le elaborazioni vengono protette da usi indiscriminati.
Il trasferimento delle informazioni da e per i terminali portatili avviene per via seriale tramite culla oppure via modem, nel caso di utenti remoti.
Tutte le informazioni comunque vengono raccolte ed originate dall’applicazione presente su PC che consente una gestione autonoma.
L’applicazione provvede opzionalmente al collegamento con il Sistema Gestionale dell’Azienda allo scopo di prelevare tutte le informazioni necessarie ad alimentare i terminali portatili. Tale operazione deve essere svolta prima del collegamento dei terminali portatili in modo che questi, subito dopo avere scaricato eventuali informazioni raccolte e destinate all’Azienda, possano aggiornare gli archivi a bordo.
Le informazioni ricevute dai terminali portatili vengono poi elaborate dall’applicazione al fine di aggiornare i propri archivi interni di movimentazione e per predisporle per la successiva elaborazione da parte del Sistema Gestionale, il quale potrà così acquisire automaticamente i documenti generati.
La versione Standard attuale prevede i trasferimenti da e per il Sistema Gestione a mezzo di file ASCII con tracciato predefinito a cui il Sistema Gestionale deve adattarsi.
Opzionalmente è possibile l’adattamento da parte dell’Applicazione su PC a tracciati diversi e proprietari del Sistema Gestionale ovvero il collegamento diretto in lettura via ODBC. L’acquisizione della movimentazione da parte del Sistema Gestionale è sempre a carico di quest’ultimo per ovvie ragioni di sicurezza e riservatezza.
La nuova versione prevista per l`inizio del nuovo anno disporrà di interfaccia di comunicazione su DB Access per semplificare soluzioni da realizzare, mentre la parte PC rimarrà sostanzialmente invariata, salvo l`inserimento di numerose migliorie.

Informazioni d’Archivio
Tutti gli archivi presenti sul PC o sui terminali portatili possono essere completi o parziali rispetto al Sistema Gestionale di origine e possono essere generati secondo criteri di opportunità: solo i clienti dell’agente, solo gli articoli per una determinata tipologia di clienti ecc..
La versione Standard prevede il trasferimento delle anagrafiche complete verso il PC ed il successivo smistamento verso i terminali remoti in modo selettivo in base all’agente o alle provincie collegate ai terminali stessi. Opzionalmente è possibile implementare criteri diversi.
L’anagrafica Clienti riporta le informazioni anagrafiche di base, la modalità di pagamento, il trattamento standard IVA, la struttura dei destinatari eventuali, l’indicazione di un prezzo di listino da applicare tra i tre associabili agli articoli, l’indicazione dell’abilitazione allo sconto da applicare tra i tre possibili.
L’anagrafica articoli contiene i dati anagrafici essenziali, il codice a barre, tre prezzi utilizzabili su indicazione del cliente, tre sconti da applicare su indicazione del cliente
Sono presenti tabelle varie di supporto contenenti le informazioni di contorno necessarie per corretto funzionamento: Azienda, contatore numeri documento, dati del mezzo e dell’operatore, Codici IVA, Condizioni di Pagamento
Gli archivi dei documenti generati vengono scaricati all’atto della comunicazione ed immediatamente eliminati dal terminale allo scopo di liberare spazio di memoria per i successivi inserimenti.
La capacità degli archivi varia secondo la dimensione della memoria installata sul terminale e consente una grande elasticità di gestione.

Personalizzazione
Le Applicazioni, lato Terminale portatile e lato PC, sono completamente personalizzabili anche se la versione standard già consente la massima libertà operativa.
Naturalmente le opzioni di collegamento al Sistema Gestionale dell’Azienda nei due sensi sono predisposte in forma standard, comprese nel costo di listino, ma possono essere e sono spesso oggetto di personalizzazione in considerazione dei diversi formati delle informazioni e dei diversi criteri di trasferimento necessari alle diverse Aziende. In tal caso occorre una valutazione approfondita.

Formazione / Assistenza
L’impiego delle Applicazioni, in entrambi i lati, è intuitivo e consente un avvio rapido da parte di personale anche di minima esperienza.
Compresa nel costo di progetto è l’assistenza telefonica e via modem per tre mesi dalla consegna.
Comprese nel costo dei terminali sono le attività di installazione e collaudo nonché formazione in unica sessione di 4 ore a tutte le persone coinvolte.
Interventi successivi di formazione / assistenza per nuove persone o ulteriori terminali sono sempre con fatturazione a consuntivo
A partire dal quarto mese dall’installazione si consiglia il contratto di Manutenzione ed Assistenza Telefonica che copre tutte le necessità di teleassistenza nonché la disponibilità di nuove versioni delle Applicazioni. Sono sempre a consuntivo le attività svolte in loco.
 
Costi
Applicazione STANDARD
Comprendente (escluso hardware):

  • l’Applicazione TENVEN lato PC e lato Terminale portatile TIDDY
  • le funzioni standard di import/export su file ASCII
  • la funzione di inserimento e stampa documento
  • la funzione Gestione Incassi
  • la funzione Ultimo Ordine
  • l’installazione dell’Applicazione lato PC e lato Terminale su tutti i terminali
  • il collaudo generale
  • la formazione in unica sessione di 4 (quattro) ore
  • due trasferte presso l’Azienda
Costo € 2.900,00 Applicazione + Costo € 150 per terminale
Solo software lato PC di gestione ed interfacciamento - ora su file ASCII, poi su DB Access con documentazione, nessun servizio.
Funzioni / Prodotti OPZIONALI (costo per applicazione)
Carico/Scarico Mezzi € 200,00
Gestione del Giro € 200,00
Dettaglio documenti per incassi € 200,00
Stampa documento accettazione reso € 200,00
Software di teleassistenza PC-Anywhere € 240,00 Installato e collaudato
Modem/fax media qualità per teleassistenza € 100,00 Installato e collaudato
Canone annuo di Manutenzione ed Assistenza Telefonica illimitata in Voce e via Modem pari al 15% del valore di listino, arrotondato al € 10 superiori. Per le personalizzazioni la percentuale da applicare è del 18%. Le attività in loco sono sempre a consuntivo.
Primo anno pagamento anticipato della porzione relativa al periodo fino a fine anno, poi pagamento al 31/01 dell’annualità completa.
Costi Successivi Clienti con Contratto
Trasferta con mezzi propri € 1,0 / Km percorso, compresi costi e tempo viaggio
Costi trasferta con mezzi altrui a Vostro carico
Tempo trasferta con mezzi altrui € 30 orarie
Installazione/Formazione/Analisi € 65 orarie
Programmazione € 57 orarie
Vitto e alloggio a Vostro carico
Costi Successivi Clienti senza Contratto
Trasferta con mezzi propri € 1,5 / Km percorso, compresi costi e tempo viaggio
Costi trasferta con mezzi altrui a Vostro carico
Tempo trasferta con mezzi altrui € 35 orarie
Installazione/Formazione/Analisi € 70 orarie
Programmazione € 60 orarie
Vitto e alloggio a Vostro carico
PAGAMENTI
Tutti i valori espressi sono in Euro ed imponibili di IVA con pagamento:
Per forniture entro 4.000 Euro:

  • 40% (quarantapercento) all’ordine
  • 60% (sessantapercento) a trenta giorni dall’installazione
Per forniture oltre 4.000 Euro:

  • 30% (trentapercento) all’ordine
  • 40% (quarantapercento) all’avvio del sistema (definizione: si intende avviato il sistema quando almeno una postazione è in grado di espletare l’attività prevista e potenzialmente, dal punto di vista del software, anche le altre postazioni sarebbero attivabili; comunque non oltre trenta giorni solari dopo la consegna del software)
  • 30% (trentapercento) a trenta giorni dall’avvio del sistema (come sopra definito)
GARANZIA ED ASSISTENZA
I prodotti hardware e software rivenduti sono soggetti alle condizioni di garanzia ed assistenza forniti dai rispettivi produttori e distributori.
Le periferiche metrologiche e le etichettatrici specializzate fornite sono installate, collaudate ed assistite da LEGNANI snc, azienda collegata alla nostra e di provata esperienza (da 45 anni sul mercato) – vedi allegato.
Il software da noi prodotto è coperto da garanzia di un anno limitatamente alla eliminazione di anomalie accertate. Il contratto di assistenza e manutenzione garantisce assistenza illimitata in voce e via modem durante i normali orari telefonici e la distribuzione, presso la sede del Cliente, degli aggiornamenti o nuove versioni del software standard con relativa documentazione ed istruzioni per l’installazione. E’ escluso l’intervento per l’installazione e la formazione i cui costi vanno regolati a parte.
 


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